Die enthaltenen Informationen müssen gefunden, geprüft und in Fachsysteme übertragen werden. Ein klar abgegrenzter Dokumentenprozess ist ein sinnvoller Ausgangspunkt für Automatisierung.
- 01Dokumente
- 02Erfassen & prüfen
- 03Suche & Fachprozess
Mit einem Dokumententyp beginnen
Statt sämtliche Dokumente gleichzeitig zu automatisieren, wird eine wiederkehrende Aufgabe ausgewählt. Repräsentative Beispiele zeigen, welche Informationen benötigt werden und wie stark die Dokumente voneinander abweichen.
- Benötigte Felder und ihre fachliche Bedeutung bestimmen
- Normale Fälle und Ausnahmen sammeln
- Verantwortung für Freigaben und Korrekturen klären
Der Lösungsansatz
Dokumente werden erfasst, strukturiert und mit dem jeweiligen Vorgang verbunden. Automatisch gewonnene Informationen werden gegen vereinbarte Regeln geprüft. Unklare Fälle gehen an die zuständigen Mitarbeitenden.
KI kann bei der Interpretation unterschiedlich aufgebauter Inhalte helfen. Ob sie für die konkrete Aufgabe einen Vorteil bietet, muss anhand geeigneter Beispiele geprüft werden. Suche und Verarbeitung müssen die Zugriffsrechte der Dokumente berücksichtigen.
Woran sich die Umsetzung prüfen lässt
Die Prüfung betrachtet sowohl korrekte Ergebnisse als auch den Umgang mit Fehlern. Eine hohe Zahl verarbeiteter Dokumente allein sagt noch wenig über die fachliche Verlässlichkeit aus.
- Korrekte Felder und notwendige Korrekturen erfassen
- Ausnahmefälle gezielt testen
- Bearbeitungsschritte und Zugriffsrechte nachvollziehen