Entscheidend sind nicht nur die KI-Komponenten, sondern auch Datenzugang, Integration, fachliche Prüfung und die Anforderungen an einen späteren Betrieb.

1. Eine klar begrenzte Aufgabe

Ein Pilot sollte eine konkrete Annahme prüfen. Je mehr Nutzergruppen, Dokumententypen oder Prozesse gleichzeitig einbezogen werden, desto mehr Varianten müssen entwickelt und bewertet werden.

2. Verfügbarkeit und Zustand der Daten

Vorhandene, dokumentierte Zugänge erleichtern den Einstieg. Fehlende Schnittstellen, uneinheitliche Daten oder ungeklärte Nutzungsrechte schaffen zusätzliche Arbeit. Diese Voraussetzungen gehören in die Planung.

3. Verbindung mit bestehenden Systemen

Eine isolierte Demonstration hat einen anderen Umfang als eine Anwendung, die Daten liest, Ergebnisse zurückschreibt und Berechtigungen des Unternehmens berücksichtigt. Beschreiben Sie die notwendigen Verbindungen ausdrücklich.

4. Fachliche Prüfung und Freigabe

Geeignete Testfälle, fachliche Ansprechpartner und Zeit für die Bewertung müssen eingeplant werden. Legen Sie vorab fest, woran der Pilot gemessen wird und welche Fehler akzeptabel oder ausschließend sind.

5. Laufende Kosten und Betreuung

Neben Entwicklung können Kosten für Hosting, Modellnutzung, Überwachung und Wartung entstehen. Nutzungshäufigkeit, Datenmengen und Betriebsanforderungen beeinflussen den späteren Umfang. Ein einmaliger Pilotpreis beschreibt diese laufende Verantwortung noch nicht.

6. Ein Angebot vergleichbar machen

Fordern Sie eine verständliche Abgrenzung von Leistungen und Voraussetzungen. So lassen sich unterschiedliche Angebote auf dieselbe Aufgabe beziehen.

  • Welche Anwendung und welche Systeme umfasst das Angebot?
  • Welche Mitwirkung wird vom eigenen Team erwartet?
  • Welche Ergebnisse werden übergeben?
  • Wie wird die Leistung geprüft?
  • Welche Nutzungskosten und Betriebsleistungen sind enthalten?
  • Wie werden zusätzliche Anforderungen behandelt?

Vor der Beauftragung

Eine kurze Bestandsaufnahme kann die größten Unsicherheiten sichtbar machen. Vereinbaren Sie anschließend den Umfang eines Piloten und die Entscheidung, die seine Ergebnisse ermöglichen sollen.