Für eine Suche in internen Dokumenten gelten andere Anforderungen als für eine Prognose. Beginnen Sie mit dem gewünschten Ergebnis und prüfen Sie dann gezielt die dafür relevanten Quellen.

1. Die Aufgabe in einem Satz beschreiben

Beschreiben Sie, wer mit der Anwendung welche Arbeit erledigen soll. „Wir möchten KI einsetzen“ reicht als Projektumfang nicht aus. Konkreter ist etwa: Mitarbeitende sollen freigegebene Informationen zu einem Vorgang schneller finden.

Definieren Sie auch, welche Entscheidungen bei Menschen bleiben und welche Informationen die Anwendung nicht verwenden darf.

2. Relevante Quellen identifizieren

Erstellen Sie eine kleine Übersicht der Quellen für genau diese Aufgabe. Berücksichtigen Sie neben Verfügbarkeit und Aktualität auch die fachliche Verantwortung.

  • Welche Informationen sind erforderlich?
  • Wo liegen sie und in welchem Format?
  • Wer darf sie lesen und ändern?
  • Wer kann ihre Bedeutung erklären?

3. Qualität an Beispielen prüfen

Wählen Sie Beispiele aus dem tatsächlichen Arbeitsablauf. Prüfen Sie Vollständigkeit, Widersprüche und Aktualität. Bei zeitbezogenen Daten muss klar sein, für welchen Zeitpunkt oder Zeitraum eine Aussage gilt.

Eine repräsentative Auswahl sollte auch schwierige und unvollständige Fälle enthalten. Ein sauber vorbereitetes Vorzeigebeispiel beantwortet nicht, wie die Anwendung im Alltag reagiert.

4. Zugriff und Nutzung gemeinsam planen

Technischer Zugriff allein bedeutet noch nicht, dass jede Information für jeden Nutzer sichtbar sein darf. Berechtigungen müssen bei Verarbeitung und Ausgabe erhalten bleiben.

Klären Sie außerdem, wer Inhalte aktualisiert und was mit geänderten oder entfernten Informationen passieren soll.

5. Vor dem Pilot festlegen, wie bewertet wird

Ein Pilot braucht Fragen oder Aufgaben, deren Ergebnisse fachlich beurteilt werden können. Prüfen Sie nicht nur erfolgreiche Ausgaben, sondern auch unklare Situationen und falsche Antworten.

  • Was gilt als korrekt und nützlich?
  • Wie werden Fehler erkannt und dokumentiert?
  • Wann muss die Anwendung zurückfragen oder an Menschen übergeben?
  • Welche Voraussetzung würde gegen eine Einführung sprechen?

Der nächste sinnvolle Schritt

Fassen Sie Aufgabe, Quellen, Verantwortliche und offene Fragen auf einer Seite zusammen. Damit lässt sich entscheiden, ob ein Pilot beginnen kann oder zuerst eine gezielte Datenintegration nötig ist.